¿Alguna vez te has planteado un software de gestión de calidad?

Si eres responsable de calidad o gerente de una empresa de alimentación certificada en BRC, IFS o FSSC 22000, es probable que en algún momento te hayas preguntado si tiene sentido digitalizar tu sistema de calidad.

Quizá tienes todo organizado en papel o Excel, y te funciona. 

Pero también sabes que cada vez es más difícil controlar los procesos, preparar auditorías o gestionar las no conformidades sin perder tiempo. 

Por eso, muchas empresas como la tuya están buscando un software de gestión de calidad que les ayude a dar el paso.

En este artículo te explicamos qué es, qué beneficios aporta, cómo elegir el más adecuado y qué puedes esperar cuando decides implantar uno.

Todo con un lenguaje claro y sin tecnicismos, para que puedas tomar la mejor decisión.

¿Qué es un software de gestión de calidad?

Un software de gestión de calidad es una herramienta digital que te permite organizar, controlar y mejorar todos los procesos relacionados con la calidad y la seguridad alimentaria de tu empresa.

En lugar de tener la información repartida en carpetas, correos o hojas de cálculo, este tipo de software te permite tenerlo todo en un mismo sitio, de forma ordenada, accesible y segura.

Con un software así puedes, por ejemplo:

• Registrar y gestionar no conformidades
• Preparar las auditorías internas y externas
• Controlar la documentación del sistema
• Hacer seguimiento de acciones correctivas
• Evaluar a los proveedores
• Gestionar los riesgos y puntos críticos
• Mantener la trazabilidad de tus decisiones

¿Existe software específico para el sector agroalimentario?

Sí. Existen software de gestión de calidad diseñados específicamente para empresas de alimentación, teniendo en cuenta las exigencias de normas como BRC, IFS o FSSC 22000.

Este tipo de software incluye funcionalidades adaptadas a la realidad del sector: trazabilidad, gestión de registros, control de limpieza y desinfección, validación de etiquetado, etc.

Si trabajas en una empresa alimentaria, lo mejor es elegir un software especializado en tu sector.

Eso te evitará perder tiempo con soluciones genéricas que no hablan tu idioma.

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Características habituales de un software de gestión de calidad

Aunque cada herramienta tiene sus propias funciones, los mejores software de gestión de calidad para empresas alimentarias suelen incluir:

• Gestión de auditorías internas y externas
• Registro y seguimiento de no conformidades
• Control de documentación y versiones
• Seguimiento de acciones correctivas y preventivas
• Gestión de proveedores y homologaciones
• Evaluación y control de riesgos
• Generación de informes y estadísticas
• Gestión de calibraciones, formación y equipos

¿Qué beneficios aporta a tu empresa?

Digitalizar tu sistema de calidad tiene un impacto directo en el día a día de tu equipo:

• Automatizas gestiones repetitivas (como enviar avisos, registrar incidencias o recopilar firmas)
• Ahorras tiempo preparando auditorías
• Mejoras el seguimiento de acciones correctivas
• Evitas la pérdida de documentos o errores de versión
• Controlas mejor a los proveedores
• Refuerzas la seguridad alimentaria y reduces el riesgo de sanciones o retiradas de producto

Muchas responsables de calidad nos dicen que, una vez que prueban un software de gestión de calidad, ya no se imaginan volver a trabajar sin él.

¿Cómo elegir el software adecuado para tu empresa?

A la hora de elegir un software de gestión de calidad, te recomendamos fijarte en estos 7 puntos clave:

1. Practicidad
   Que sea fácil de usar para todo el equipo, incluso si no está acostumbrado a trabajar con herramientas digitales.
2. Personalización
   Que puedas adaptarlo a tus procesos, formatos y requisitos normativos.
3. Integración
   Que pueda conectarse con tu ERP (SAP, Navision, SAGE) o con otras herramientas que ya usas.
4. Soporte
   Que te ofrezcan acompañamiento cercano, en tu idioma y con experiencia en el sector alimentario.
5. Seguridad
   Que garantice la confidencialidad de tus datos, con accesos protegidos y copias de seguridad.
6. Actualización
   Que se actualice periódicamente para adaptarse a nuevas normativas y mejorar su funcionamiento.
7. Referencias
   Que tenga buenas opiniones y casos de éxito en empresas como la tuya.

¿Qué formación necesita el equipo?

La mayoría de estos software están pensados para ser fáciles e intuitivos, incluso si no tienes experiencia digital.

Aun así, lo habitual es que el proveedor te ofrezca:

• Formación inicial personalizada
• Soporte técnico para dudas del día a día
• Videos o recursos para formar a nuevos empleados

¿Cuánto tiempo se tarda en tenerlo funcionando?

Depende del tamaño de la empresa y de tu sistema de calidad, pero lo habitual es que entre 1 y 3 meses puedas tener el sistema configurado, el equipo formado y los primeros procesos digitalizados.

Algunas empresas empiezan con un solo módulo (por ejemplo, gestión de no conformidades) y luego amplían poco a poco.

¿Vale la pena digitalizar si ya tengo todo bien en papel?

Sí. Aunque tengas el sistema en orden, digitalizar te permite:

• Ganar agilidad y tiempo
• Aumentar la fiabilidad del sistema
• Reducir el riesgo de errores
• Tener acceso en tiempo real desde cualquier lugar
• Cumplir con las exigencias de clientes y normas GFSI de forma más eficaz

Y lo más importante: te prepara para crecer y responder con más rapidez a los retos del mercado.

¿Quieres ver cómo sería en tu empresa?

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Preguntas frecuentes sobre software de gestión de calidad

¿Qué es un software de gestión de calidad?

Es una herramienta digital que permite a las empresas organizar, documentar y controlar su sistema de calidad. Sustituye el uso de Excel y carpetas compartidas por un sistema centralizado que mejora la trazabilidad, la eficiencia y el cumplimiento normativo.

¿Para qué tipo de empresas es útil un software de gestión de calidad?

Especialmente para empresas alimentarias certificadas o en proceso de certificación IFS, BRC o FSSC 22000. También es útil para cualquier organización que quiera mejorar su sistema de calidad, reducir errores y estar siempre preparada para auditorías.

¿Qué procesos se pueden digitalizar con un software de calidad?

Checklists de control, APPCC, no conformidades, formación, trazabilidad documental, proveedores, mantenimiento, auditorías internas, acciones correctivas y más. Todo queda trazado y accesible desde cualquier dispositivo.

¿Cuál es la principal ventaja frente a usar Excel?

La automatización. Un software de gestión de calidad reduce errores, ahorra tiempo y permite una trazabilidad completa con alertas, asignación de tareas y generación de informes listos para auditoría. Con Excel, todo es manual y propenso a fallos.

¿Necesito conocimientos técnicos para usarlo?

No. Soluciones como Qualitus están diseñadas para ser intuitivas y fáciles de usar incluso por operarios sin formación informática. Se puede usar desde un ordenador, tablet o móvil.